Welke zakelijke kosten mag ik aftrekken als zzp’er?

Als ondernemer mag je natuurlijk zakelijke kosten opvoeren. Zakelijke kosten zijn de kosten die, binnen redelijke grenzen, nodig zijn voor de uitoefening van jouw onderneming en de kosten die rechtstreeks op jouw onderneming betrekking hebben. Naast aftrekbare en niet-aftrekbare kosten wordt er ook onderscheid gemaakt tussen kosten die ineens in één jaar aftrekbaar zijn, en kosten die gespreid over meerdere jaren aftrekbaar zijn (investeringen). Er is soms ook sprake van gemengde kosten.

Zakelijke kosten waar je als zzp’er mee te maken kunt krijgen, zijn bijvoorbeeld:

• Adviezen voor of over de levensvatbaarheid van de onderneming.
• Verkoop en promotiekosten.
• Kilometervergoeding of autokosten.
• Administratiekosten
• Website
• Huur van je bedrijfsruimte
• Briefpapier en ander correspondentiemateriaal
• Inrichting van een kantoor of werkplaats

Achterliggende motief zakelijke kosten

Bij de beoordeling van de vraag of kosten aftrekbaar zijn, let de belastingdienst op het motief waarmee je kosten hebt gemaakt. Als duidelijk is dat je de kosten volledig hebt gemaakt voor de zakelijke belangen van jouw onderneming, worden de kosten als aftrekpost geaccepteerd. Je bent als ondernemer dus in principe vrij om te bepalen welke kosten je voor de onderneming maakt en hoeveel. Alleen als jouw kosten vergeleken met de zakelijke belangen erg hoog zijn, kan er getoetst worden of er nog wel een redelijke verhouding is.

Gemengde kosten

Het komt voor dat bepaalde kosten naast een zakelijk karakter, ook een persoonlijk karakter hebben. Bijvoorbeeld doordat je er zelf (of een ander) als privépersoon voordeel van hebt. Van deze kosten is uitsluitend het zakelijke deel aftrekbaar. Als het persoonlijke karakter van die kosten overheerst, dan zijn die kosten in het geheel niet aftrekbaar.

Direct aftrekbaar of gespreid

Sommige kosten kunnen niet direct in het jaar waarin zij worden gemaakt, van de winst worden afgetrokken. Deze moeten dan worden verspreid en toegerekend aan meerdere jaren. Dit geldt bijvoorbeeld voor gebouwen, machines en inventaris omdat je deze zaken ook over meerdere jaren gebruikt binnen je bedrijf. Let op: ook een reclamecampagne die drie jaar gaat lopen, voer je verspreid over drie jaar op in je administratie. Het deel van de kosten dat je nog niet hebt afgetrokken van de winst, wordt opgenomen in de balans van de onderneming en wordt verspreid over toekomstige jaren afgetrokken van de winst. Als ondernemer maak je dus onderscheid tussen: kosten die je volledig mag aftrekken in het jaar waarop ze betrekking hebben en kosten waarvan je de aftrek moet spreiden over een aantal jaren.

Overige aandachtspunten

Er zijn ook een paar andere punten waar je bij het aftrekken van kosten rekening mee moet houden:

Kosten aftrekken met of zonder btw?
Als je zakelijke kosten maakt, zal jouw leverancier je in de meeste gevallen btw berekenen. Maar die btw komt uiteindelijk niet voor jouw rekening, omdat je de betaalde btw over het algemeen mag aftrekken als voorbelasting. Omdat je de voorbelasting dus al op een andere manier verrekent, geldt voor de aftrek van zakelijke kosten bij de winstberekening: je trekt de kosten af exclusief btw. Van sommige kosten kun je de btw niet aftrekken als voorbelasting. Die kosten mag je bij de winstberekening aftrekken inclusief btw.

Kosten gemaakt in de aanloopfase
Aftrekbaar zijn alle kosten die je voor een onderneming uit zakelijk oogpunt hebt gemaakt. Daaronder vallen ook kosten die zijn gemaakt met de duidelijke bedoeling een onderneming tot stand te brengen: kosten die je hebt gemaakt voordat de onderneming van start ging. Denk bijvoorbeeld aan kosten voor een marktverkenning of andere ingewonnen adviezen.

Administratie van kosten
De kosten die je als ondernemer maakt, verantwoord je in jouw administratie. Alleen dan worden ze als aftrekpost geaccepteerd. De meeste gemengde kosten zijn beperkt aftrekbaar. Soms geldt er een drempel, soms zijn kosten helemaal niet aftrekbaar. Daarom is het aan te bevelen de zakelijke kosten in jouw administratie te splitsen: kosten die voor 100% aftrekbaar zijn, kosten waarvoor een drempel geldt en kosten die niet aftrekbaar zijn.